3 greseli de evitat în designul proiectelor

E sezon de scris proiecte. Pentru ”scriitorii de proiecte”, așa cum mă simt eu, e perioada efervescenței de gândire, a discuțiilor cu colegii și partenerii, a răsucirii ideilor pe toate părțile, în cautarea celei mai bune modalități de structurare a ceea ce ne dorim să devină un proiect aprobat, care va primi sprijin financiar pentru a deveni realitate. Sunt 18 ani de când îmi câștig existența din scriere de proiecte. Ca angajat al unei organizații neguvernamentale, timp de 14 ani, am scris proiecte singură sau în echipă, datorită cărora am avut salariul asigurat atât eu cât și echipa organizației.

Am experimentat procese și sisteme rigide și birocratice, cum erau proiectele PHARE (deși, comparat cu actualele fonduri structurale, birocrația de atunci era prietenoasă 😊), sisteme flexibile și simple, care se concentrau mai degrabă pe procese decât pe proceduri și rezultate, valorizând învățarea organizațională mai mult decât atingerea unor indicatori predefiniți. Indiferent de gradul de complexitate sau birocratizare al procesului, designul proiectului este cheia succesului.

Un proiect logic și coerent, care răspunde unei nevoi reale prin cea mai potrivită metodă, care maximizează expertiza celor implicați și rezolvă problema grupului țintă, poate fi dezvoltat pentru orice tip de finanțare, dacă urmărim câțiva pași esențiali, pe care îi parcurgem riguros și în ordinea potrivită. Odată clarificat firul logic al intervenției, trebuie să recunosc aportul talentului de a pune în cuvinte, care face lucrurile să meargă mai repede și mai cursiv.

În ultimii ani am susținut multe cursuri de scriere de proiecte, specifice pentru anumite tipuri de programe de finanțare, sau cursuri generale de designul proiectelor, menite să ajute oamenii să înțeleagă parcursul general valabil de trecere de la stadiul de idee la stadiul de proiect. Sunt câteva greșeli pe care le-am văzut constant în practică și pe care am încercat să le corectez în cursurile mele.

(1) CUVINTELE CONTEAZĂ.

Știu că a scrie proiecte este aproape sinonim cu a fi contra cronometru și a fugi după termenul limită. E ceva, ca o magie inexplicabilă, care face ca ideile să capete sens în ultimul moment posibil și proiectul să se nască după o lungă incubație, profund stimulată de termenul limită. Parcă nu e destul de perfectă ideea ca să te poți apuca de scris până nu simți termenul limită apăsându-te pe umăr. Cel puțin la mine așa funcționează. Lucrul contra cronometru poate fi util, însă aduce cu sine câteva pericole antrenate de grabă. Nu mai apuci să recitești, să cizelezi sau să corectezi textul foarte atent. Iar atunci când scrii proiecte, cuvintele contează. Pentru că evaluarea proiectului se face de către cineva care nu e în mintea ta și care nu simte urgența termenului limită așa cum ai simțit-o tu, care nu este neapărat expert în domeniul în care intervine proiectul tău, și care judecă EXCLUSIV pe baza a ceea ce scrie în proiect.

Modul cum alcătuiești propozițiile contează. Dacă sunt lungi și alambicate și după al treilea rând cititorul uită de la ce idee ai pornit și când ajunge la punct nu înțelege care e legătura cu prima jumătate a frazei, asta nu te va ajuta. Dacă folosești cuvinte prea banale sau prea sofisticate, care pot fi interpretate și pot schimba sensul a ceea ce vrei să spui, nu te va ajuta. Dacă folosești un jargon specific unui domeniu sau prescurtări care pentru tine au sens, dar pentru cel care nu le cunoaște înseamnă efortul de a căuta să înțeleagă ce vrei să spui, nu te va ajuta.

În ultimul timp, datorită sistemelor de depunere a proiectelor în format electronic, există limită de caractere. E un chin îngrozitor să fii nevoit să reformulezi pentru că ai depășit limita de caractere. Toată construcția logică a secțiunii poate fi afectată, în încercarea de reduce numărul de caractere. Tentația uriașă de a prescurta, de a tăia semnele de punctuație, de a uni cuvintele ca să mai câștigi un caracter în plus, e una dintre strategiile păcătoase. Pentru cititor este deranjantă. Și, deși ți-ai putea spune că e mai important să spui tot ce ai de spus, nu să mulțumești cititorul – care este de fapt cel ce evaluează proiectul tău – nu e deloc adevărat.

Suntem ființe umane și luăm decizii emoționale. Starea de spirit a cititorului este extrem de importantă, oricât de obiectiv și profesionist ar fi acesta. Dacă te-ai chinuit să înțelegi ce vrea să facă proiectul, chiar dacă înțelegi că nevoia e reală, poți alege să dai un punct mai puțin pentru că nu a fost atât de clar. Un punct mai puțin la 5 secțiuni de proiect înseamnă cu 5 puncte mai puțin în total. Știi, sper că nu din experiență proprie, faptul că linia se trage, în ordinea punctajului obținut, atunci când s-a epuizat bugetul disponibil. Fiecare punct contează și nu vrei să riști să pierzi puncte pentru niciun motiv.

Amintește-ți, așadar, că, atunci când scrii un proiect, cuvintele contează mult mai mult decât tindem să credem. Acordă-le atenție, alege-le înțelept și caută să creezi o experiență pozitivă a cititorului. Chiar dacă asta nu îți va aduce neapărat puncte în plus, te vei asigura că nu pierzi niciun punct din acest motiv.

(2) CE VREA ORGANIZAȚIA SĂ FACĂ NU ESTE PROBLEMA pe care trebuie să construiești un proiect.

Cu alte cuvinte, designul proiectului care pornește de la soluție duce rareori la succes. Majoritatea oamenilor care vor să scrie un proiect vin de acasă cu ideea soluției. Ei știu CE vor să facă. Nu întotdeauna este clar de ce, cu cine, pentru cine, cum, ci doar CE. Și consideră că acest CE este problema pe care proiectul o rezolvă. Să vă dau un exemplu.

La ultimul curs de designul proiectelor pe care l-am organizat în martie 2021, am lucrat cu echipa unei organizații active în domeniul protecției sociale a copilului și familiei. Organizația dorea să dezvolte un centru integrat de servicii de consiliere și suport pentru copiii cu nevoi educaționale speciale, într-o regiune în care astfel de servicii sunt dificil de accesat (pentru că sunt departe, pentru că în zonă nu sunt profesioniști instruiți să le ofere, pentru că nu există un spațiu dedicat și prietenos etc.). Și asta a fost problema cu care au venit la curs: nu există un centru integrat de servicii și noi vrem să facem unul. Problema asta nu e departe de o problemă de tipul ”am o casă mică și cred că merit și îmi doresc să am una mai mare și mai nouă”. Sper că îmi iertați comparația puțin forțată, dar cam așa se vede dinspre deținătorul resurselor o problemă astfel formulată. Ce treabă am eu, finanțator, că tu, organizație, consideri că meriți să ai un centru integrat de servicii într-o clădire nouă și frumoasă? Și de ce aș decide eu, finanțator, să aloc bani pentru asta?

Pe durata cursului am analizat problema și am ajuns la ceea ce este dincolo de soluția deghizată în problemă. În regiune există un număr semnificativ de copii cu cerințe educaționale speciale, accesul la servicii de suport și consiliere este dificil pentru că serviciile sunt disponibile la distanțe mari, copiii provin din familii defavorizate care nu au mijloacele financiare să investească în servicii (nu era vorba doar de costul serviciului în sine, ci și de costul de transport și de timp necesar pentru a duce copiii acolo unde se oferă serviciile) și capacitatea serviciilor existente de a integra mai mulți copii este limitată. Ei, dacă te uiți la această frază, vezi o adevărată problemă în care simți, ca finanțator activ în acest domeniu, că vrei să investești. Pentru că simți că rezolvi problema unui grup țintă clar și vulnerabil (copiii cu cerințe educaționale speciale dintr-o regiune fără acces direct la servicii) și nu că satisfaci planul unei organizații de a avea un centru integrat de servicii.

Știu că vă gândiți acum ”păi nu era clar că centrul acela va oferi servicii copiilor?”. Poate că era clar, dar era subînțeles, și secundar. Focusul proiectului era pe dorința organizației și nu pe nevoia grupului țintă, adică pe problema ultimă pe care vrei de fapt să o rezolvi. Dacă nu vi se pare relevantă distincția, luați ultimul proiect pe care l-ați scris și care nu a fost finanțat, și analizați problema despre care ați scris. S-ar putea să o vedeți cu alți ochi.

Pe scurt, să pornești designul proiectului de la soluție este o greșeală care sabotează întregul demers. Trebuie să pornești de la problema pe care vrei să o rezolvi, să o analizezi în directă legătură cu grupul țintă vizat și apoi să vezi dacă ceea ce ți-ai imaginat ca soluție se potrivește sau nu și rezolvă cu adevărat problema sau nu.

(3) MAI MULT ÎNSEAMNĂ DE FAPT MAI PUȚIN. (More is less.)

Nevoile sunt multe și banii sunt puțini. Finanțările pentru proiecte sunt din ce în ce mai puține și concurența mai acerbă. Trebuie să plusezi ca să îți crești șansele să obții finanțare pentru proiectul tău. Înțeleg perfect asta. Dar întrebarea cheie este cu ce plusezi? Există o tentație extrem de consistentă să înghesui în proiect și asta, și aia, și pe cealaltă, cât mai multe că poate, poate obținem finanțarea. Promitem marea cu sarea, muntele de beneficiari și indicatori stelari, din dorința de a obține finanțarea. Nu știu voi, dar eu nu mi-aș dori să implementez un astfel de proiect. Pentru că a pune cât mai multe în proiect nu îl va face mai bun decât altele și nu va aduce finanțarea în mod necesar. Dimpotrivă, cu cât sunt mai multe lucruri înghesuite în proiect, care alunecă pe lângă logica inițială și încarcă nivelul de activități cu lucruri care nu servesc în mod logic și direct scopului declarat, cu atât scad șansele ca proiectul să fie finanțat. Pentru că devine nefezabil. Pentru că începe prea multe lucruri și nu are timpul sau resursele necesare ca să le ducă la bun sfârșit. Pentru că promite rezultate complexe în urma unor intervenții superficiale.

Una dintre cele mai mari probleme de logică a designului de proiect este legată de estimarea unor rezultate care nu pot fi obținute prin intervenția propusă în proiect. Un exemplu simplu: vizăm schimbarea comportamentului și facem informare. Cheltuim bani informând tinerii că e important să meargă la vot și ne așteptăm ca ei să și meragă să voteze. Cheltuim bani informând oamenii că trebuie să își facă analize medicale anual și ne așteptăm ca ei să le și facă. Gândește-te puțin, tu câte lucruri știi că e bine să faci și câte dintre ele le faci efectiv? Faptul că ai o informație nu înseamnă în mod automat schimbarea comportamentului. Am scris mai multe despre acest subiect aici.

Să înghesui într-un proiect cât mai multe activități, care nu servesc în mod nemijlocit rezultatelor așteptate, care încarcă inutil intervenția fără a oferi garanția succesului, nu este o soluție. În acest caz, poți obține mai multe puncte cu mai puține activități. Dacă aceste actIvități sunt coerente și logice, sunt suficient de complexe și de durată ca să genereze rezultatele așteptate, sunt susținute cu măsuri de sprjin și follow-up ca să nu moară a doua zi după ce ai încheiat proiectul etc. Nu vreau să spun că intervenția trebuie să fie simplistă, ea trebuie să aibă tot ce este necesar ca să producă rezultatele așteptate: nimic mai mult, nimic mai puțin.

Acestea sunt 3 dintre cele mai frecvente greșeli pe care le văd în procesul de elaborare a proiectelor. Sper că ți-a fost de folos. Dacă vrei să vorbim despre ideea ta de proiect, scrie-mi aici!